Gå til sidens indhold

Q&A

Her kan du kan få svar på, hvordan du håndterer persondata i en række konkrete situationer

1.
Q: Hvad er mit grundlag for at behandle personoplysninger om medlemmer?
A: Det ligger i forlængelse af overenskomsten og medlemmets medlemskab af DM, at du må behandle oplysninger om medlemmet. Der er identitet mellem dig og DM, vi er en samlet dataansvarlig.

2.
Q: Må jeg behandle oplysninger om ikke-medlemmer?
A: Du må gerne behandle oplysninger om ikke-medlemmer, hvis det er relevant i forhold til dit hverv, herunder behandling af en medlemssag eller i forbindelse med lønforhandlinger på arbejdspladsen.

3.
Q: Skal medlemmet give samtykke til, at jeg kontakter arbejdsgiver i en sag for medlemmet?
A: Ja.

4.
Q: Kan vi dele lønoplysninger frit i klubben?
A: Ja, der er ikke nogen problemer i at dele lønoplysninger inden for eget overenskomstområde i klubben, så længe der ikke er angivet fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller CPR-nummer. Det gælder for løn og tillæg og for begrundelser for tillæg, sålænge de ikke indeholder negativt ladede udtalelser om medlemmet/ikke-medlemmet. Husk at bruge Bcc feltet, når du kommunikerer med flere medlemmer i samme mail.

5.
Q: Hvordan er den persondataretlige relation mellem arbejdsgiver og medlem?
A: Arbejdsgiver er altid dataansvarlig og medlemmet er datasubjekt (den person, som oplysningerne vedrører).

6.
Q: Må jeg rådgive medlemmet om persondata?
A: Vi rådgiver gerne om persondatabehandlinger i DM, men da området er under udvikling, ønsker vi at samle dette i DM’s sekretariat. Du skal derfor altid sende medlemmerne videre til DM, som vil stå for denne rådgivning.

7.
Q: Hvor finder jeg svar på spørgsmål om persondata i ansættelsesforhold?
A: Du kan bruge Datatilsynets vejledning (pdf) om persondata i ansættelsesforhold. Vejledningen giver svar på en lang række spørgsmål med eksempler. Hvis du ikke kan finde svar på spørgsmålet, skal du kontakte din faste kontaktperson i DM.

8.
Q: Hvordan kan jeg indkalde til medlemsmøder?
A: Du kan sende e-mails, men brug altid Bcc-feltet, når du indkalder til klub- og medlemsmøder, så modtagerne ikke kan se hinanden og får hinandens adresseoplysninger. Du må heller ikke hænge lister op med navne, hvor man for eksempel skal krydse sig af.
Sådan indkalder du til et møde med Bcc 

9.
Q: Kan jeg sende en fællesmail til en gruppe medlemmer?
A: Ja, men brug altid Bcc-feltet, hvis du kommunikerer med flere medlemmer i samme mail.

10.
Q: Må jeg printe dokumenter eller korrespondance, hvor medlemmets persondata indgår?
A: Ja, men du skal sørge for, at de fysiske dokumenter opbevares på en forsvarlig måde, så de ikke er eksponeret for andre end dig selv, og data ikke risikerer at blive stjålet eller slettet. Er der følsomme oplysninger i dokumenterne, skal de altid låses inde, når du ikke bruger dem. Tager du print eller en notesbog med hjem, skal du låse det inde i din skrivebordsskuffe eller i et skab. 

11.
Q: Hvor ofte skal jeg slette personoplysninger?
A: Forhold dig løbende til, hvilke oplysninger, det er relevant for hvervet, at du gemmer. Modtager du personoplysninger om et medlem eller en anden person, som du som tillidsrepræsentant skønner ikke er relevante for varetagelsen af dit TR-hverv og den opgave, du skal løse, skal du slette dem, så snart du endeligt kan konkludere, at de ikke er relevante.

I DM’s sekretariat opbevarer vi medlemssager i 10 år, fra medlemmet har meldt sig ud af DM, eller 10 år fra medlemmet har forladt arbejdsmarkedet. 

Eksempel: Hvis du i forbindelse med generelle lønforhandlinger modtager en liste fra HR indeholdende CPR-numre eller oplysninger om fagforeningsmedlemsskab, er det ikke relevante oplysninger at gemme, og du kan med fordel gøre HR opmærksom på, at du ikke vil modtage sådanne oplysninger fremover. Men navn, stilling, tillæg og lønsammensætning kan være relevante oplysninger at gemme.

Eksempel: Hvis du i forbindelse med en individuel lønforhandling modtager oplysninger om en kollegas seksuelle orientering eller politiske overbevisning, skal du slette oplysningerne allerede, når du modtager dem, fordi de ikke er relevante for lønforhandlingen.

Eksempel: I forbindelse med en afsluttet individuel lønforhandling må du opbevare personoplysninger i form af navn, stilling, titel, løn og begrundelse.

Eksempel: I forbindelse med en afskedigelsessag må du som udgangspunkt opbevare de personoplysninger, som du skønner er relevante for at kunne dokumentere forløbet i sagen og den rådgivning, der er givet. Oplysninger om fx andre kolleger, som ikke er relevante for din vurdering af afskedigelsessagen, skal slettes. Hvis medlemmet fratræder arbejdspladsen eller melder sig ud af DM, må du fortsat gemme personoplysningerne i afskedigelsessagen i 10 år.

12.
Q: Hvordan sletter jeg i fysiske og elektroniske dokumenter?
A: Der er flere måder, at slette i dokumenter på. I fysiske dokumenter er det nemmest at slette ved at strege over med en sort tusch. I elektroniske dokumenter er det nemmest at slette ved at strege over med sorte firkanter i pdf’er. Husk at sikre dig, at den sorte markering ikke kan slettes igen. Dette kan gøres på flere måder:

  • Print dokumentet ud, overstreg relevante passager med tusch, og scan det ind igen.
  • Lav de nødvendige ændringer i dokumentet, og omformer dokumentet til TIFF-format
  • Lav de nødvendige ændringer i dokumentet i Word eller pdf-format, konverterer det til billedformat (jpg), og konverterer det eventuelt tilbage til pdf. Omvejen via billedformatet betyder, at al historik er ude af dokumentet.

OBS: Vær opmærksom på, at hvis du overstreger direkte i en pdf, kan det udgøre en risiko, da pdf’er relativt enkelt kan ”låses op”, hvorefter dokumentet fremtræder i word-format, og her kan eventuelle digitale overstregninger fjernes.

13.
Q: Kan arbejdsgiver afvise at skrive til mig i en sag under henvisning til persondatareglerne?
A: Nej, arbejdsgiver kan ikke afvise at kommunikere med dig i en sag under henvisning til persondatareglerne. Du kan oplyse arbejdsgiver, at du henvender dig på vegne af medlemmet i henhold til overenskomsten mv. Med andre ord, persondataforordningen har ikke medført nogen materiel ændring af persondatareglerne, og det har som arbejdsgiver hele tiden været muligt at kommunikere med tillidsrepræsentanten.

14.
Q: Hvad skal jeg gøre, hvis jeg modtager oplysninger om andre personer end medlemmet i en sag, fx kolleger til medlemmet eller medlemmets chef?
A: Du har som udgangspunkt tavshedspligt, og du må ikke orientere personen, du har oplysninger om, at du har oplysninger om vedkommende. Du må dog kun behandle oplysningerne, hvis de er relevante – fx i forbindelse med en personalesag. Ellers skal oplysningerne slettes.

15.
Q: Hvad skal jeg gøre, hvis medlemmet/ikke-medlemmet vil have slettet sine oplysninger i DM?
A: I alle situationer, hvor medlemmet vil have slettet oplysninger, skal anmodningen sendes videre til DMs sekretariat på persondata@dm.dk.

16.
Q: Må jeg sende medlemsoplysninger videre til andre fagforbund, som eksempelvis er med i den AC-gruppe, der forhandler overenskomsten på arbejdspladsen?
A: Du må kun videresende medlemsoplysninger til andre fagforbund, hvis der hjemmel til det i overenskomsten. Hvis du har brug for at vende en problemstilling om et medlem med et andet forbund, skal du gøre det i anonymiseret form.

17.
Q: Hvad skal jeg gøre med data, når jeg stopper som tillidsrepræsentant?
A: Når du fratræder som tillidsrepræsentant, skal du samle alle relevante persondata, du har behandlet og give dem til den nye tillidsrepræsentant.

18.
Q: Hvad skal jeg gøre, hvis min arbejdsgiver oplyser mig om, at jeg ikke må gemme og opbevare data i arbejdsgivers systemer?
A: Kontakt DM’s sekretariat, så finder vi sammen en løsning.

Nyttige links

Datatilsynets vejledninger 

Databeskyttelsesforordningen

Databeskyttelsesloven

DM’s privatlivspolitik